Algunas veces nos encontramos en una posición donde, por razones fuera de nuestro control, no hay suficientes recursos o finanzas para apoyar un proyecto o proyectos. Esto puede deberse a una variedad de razones que incluyen reducción de costes, disponibilidad de recursos o cambios al priorizar. En esta situación, se deben tomar decisiones sobre la viabilidad continua de los proyectos a corto, medio y largo plazo. Las decisiones deben tener en cuenta el impacto en la organización en general, los clientes, el personal y los socios externos.

Normalmente hay 4 opciones:

  • Continuar con el proyecto a la velocidad actual si se pueden encontrar recursos y/o fondos
  • Disminuir la velocidad del proyecto al reducir los recursos y/o financiación disponible
  • Pausar el proyecto por completo durante un período acordado antes de reiniciarlo en el futuro
  • Detener el proyecto por completo

Para tomar estas decisiones rápidamente utilizamos un enfoque de 2 etapas:

  1. Evaluar cada proyecto en función de un conjunto de criterios simples y, cuando haya varios proyectos, usar un mecanismo de puntuación para ayudar a priorizar (hay una lista de criterios al final de este artículo que, aunque no exhaustiva, debería ser útil)
  2. Una vez que se priorizan los proyectos, evaluar su viabilidad y continuos beneficios contra los recursos y fondos disponibles

Como parte de esto, hay que considerar si es posible combinar proyectos, compartir recursos, reducir entregas o extender hitos. El producto final debe ser una lista de proyectos que se dividen en aquellos que necesitan continuar, aquellos que pueden disminuir o pausar, y aquellos que pueden detenerse. Puede haber áreas grises, por lo que a veces se requieren 2-3 iteraciones a través de la evaluación. No hay que tener miedo a detener los proyectos por completo. A veces, los proyectos solo son viables durante un cierto período y un caso de negocio previamente sólido puede no sobrevivir a un retraso largo. Aunque la decisión sea difícil, particularmente si ya se ha realizado una inversión significativa (la «falacia de los costes hundidos»), a veces detener un proyecto es lo más beneficioso que puede hacer una organización.

Determinar en qué categoría debe estar su proyecto es el primer paso. Nuestro próximo artículo tratará cómo reducir la velocidad, pausar o detenerse de manera segura, con ejemplos.

Criterios de evaluación:

  1. ¿Hay un plazo reglamentario o un requisito que deba cumplirse?
  2. ¿Se requiere este proyecto para mantener el negocio en funcionamiento (por ejemplo, reemplazo de un sistema defectuoso, reestructuración operativa)?
  3. ¿Este proyecto ofrece alguna ventaja competitiva a corto, medio o largo plazo?
  4. ¿El proyecto impacta a los clientes?
  5. ¿El proyecto impacta al personal o socios externos?
  6. ¿Sigue siendo viable este proyecto si hay una demora o pausa?
  7. ¿Se incrementará significativamente el coste del proyecto si hay una demora o pausa?
  8. ¿Puede haber una reducción o cambio en el alcance del proyecto?
  9. ¿Existe un riesgo de pérdida financiera para la organización?
  10. ¿Existe un potencial impacto reputacional?